Door gebruik te maken van onze website en in contact te treden met Beyond the Moon geeft u aan het privacybeleid van Beyond the Moon te aanvaarden, alsook akkoord te gaan met de hieronder vermelde toelichting, die meer gedetailleerde informatie bevat over ons privacybeleid specifiek voor families met een ernstig ziek kind, die een vakantie-aanvraag indienen voor een kosteloze all-in gezinsvakantie aangeboden door Beyond the Moon.

1. GEBRUIK VAN PERSOONLIJKE INFORMATIE

Beyond the Moon heeft bepaalde gegevens van u nodig om uw aanvraagformulier te kunnen onderzoeken m.b.t. een Beyond the Moon vakantie, alsook om een verblijf en vervolgens alle nodige regelingen te kunnen treffen voor een gezinsvakantie, indien deze wordt verleend. Ook in andere specifieke gevallen verwerken wij gegevens, zoals bij informatieaanvragen, inschrijvingen voor de nieuwsbrief en evenementen, bestellingen van promotiemateriaal en het bezoeken van onze website.

Voor de organisatie van een familievakantie is Beyond the Moon in contact met haar vakantiepartners die bepaalde persoonsgegevens ontvangen en deze, namens ons, verwerken. Bijvoorbeeld, voor het boeken van vlieg- of treintickets, het reserveren van taxivervoer en het boeken van het verblijf of medische toebehoren, moeten er persoonlijke gegevens worden gedeeld met de desbetreffende vakantiepartners. Overeenkomstig de wet, vraagt Beyond the Moon uw schriftelijke toestemming voor het verkrijgen en verwerken van uw persoonlijke gegevens en om ze te versturen naar onze vakantiepartners.

Welke informatie hebben we van u nodig?
Het aanvraagformulier dat we u verzoeken om in te vullen (papieren versie of digitaal) bevat alle persoonlijke gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of uw gezin in aanmerking komt, om tegemoet te komen aan alle noodzakelijke behoeften van het zieke kind en de familie en om vervolgens over te gaan tot de organisatie van een gezinsvakantie, indien die wordt verleend.

Reservatiesysteem van onze vakantiepartners en nachtregistratie van het vakantiepark

De gegevens van alle gezinsleden, en van een eventuele reisgezel als begeleider, worden verwerkt in het reservatiesysteem van onze desbetreffende vakantiepartners. Om een boeking te kunnen registreren in het vakantiepark waar u zal verblijven, heeft het park de voor- en familienaam, het geslacht en de geboortedatum van alle gezinsleden, en van een eventuele reisgezel, nodig om de reservatie te kunnen bevestigen en om u persoonlijk te kunnen aanspreken tijdens uw verblijf, indien nodig. Het reservatiesysteem en de nachtregister van het vakantiepark dient in het bezit te zijn van deze gegevens van alle personen die er verblijven. Beyond the Moon zal het formulier voor het nachtregister voor uw gezin, en de eventuele reisgezel, digitaal invullen en de gegevens worden verwerkt ten behoeve van de desbetreffende gemeente waar het vakantiepark is gevestigd. Dit is onder meer voor het geval van calamiteiten, t.t.z. een (natuur)ramp, brand of een onverwachte gebeurtenis die ernstige schade kan veroorzaken.

Om de volgende redenen is het ook nodig dat we de geboortedatum van alle reisgezellen kennen: De toeristenbelasting kan afhankelijk zijn van de leeftijd van de personen die in de accommodatie verblijven. De prijs van de vlieg- en treintickets varieert tevens volgens de leeftijd van de passagiers. En, indien het zieke kind tijdens het verblijf verjaart, zorgen wij voor een kleine extra verrassing.

Voor meer informatie over het privacy beleid van onze vakantiepartners, gelieve hun privacy voorwaarden te raadplegen. 

Medische gegevens van het zieke kind

Om uw aanvraagformulier te kunnen onderzoeken en een weloverwogen beslissing te kunnen nemen over de toekenning van een kosteloze Beyond the Moon gezinsvakantie, dienen wij medische informatie te ontvangen over de gezondheidstoestand van het zieke kind en zijn of haar specifieke medische behoeften. Deze medische gegevens stellen ons in staat om te beoordelen of het zieke kind en zijn of haar familie aan onze selectiecriteria voldoen en om, in samenspraak met professionele zorgverleners, nauwgezet te onderzoeken of een verblijf kan worden geregeld, rekening houdend met de specifieke medische beperkingen of andere speciale behoeften. De organisatie van een vakantie op maat is alleen mogelijk indien we nauwgezet de vertrouwelijke informatie in ons bezit onderzoeken en indien we in staat zijn om te voldoen en te beantwoorden aan de specifieke behoeften van het zieke kind en zijn of haar familie. Wij zijn van mening dat het zeer belangrijk en cruciaal is om elke aanvraag zorgvuldig te onderzoeken om teleurstellingen en risico's te voorkomen en te vermijden. De medische gegevens die in ons bezit zijn, en die verkregen werden met de voorafgaande toestemming van de ouders, alleenstaande ouder, voogd of jongvolwassene ouder dan 16 jaar (verstrekt via het aanvraagformulier), worden alleen verwerkt door Beyond the Moon opdat wij de familievakantie zo goed mogelijk kunnen organiseren en adequaat kunnen reageren op de medische behoeften en andere behoeften van het gezin, en in het bijzonder, deze van het zieke kind.

Uw volledig (t)huisadres en uw e-mailadres

De meeste informatie m.b.t. uw gezinsvakantie sturen we u toe per e-mail. Echter, een volledige bundel met reisdocumenten en praktische informatie aangaande uw gezinsvakantie wordt ook enkele dagen voor vertrek naar uw (t)huisadres gestuurd. Bij gebrek aan een e-mailadres, wordt alle correspondentie uitsluitend per post verstuurd naar uw (t)huisadres.

Uw telefoonnummer

Van zodra Beyond the Moon uw aanvraagformulier ontvangt, contacteren we u per telefoon om meer details te verkrijgen, om uitleg te geven over ons vakantieaanbod en, indien de vakantie wordt toegekend, om de mogelijke vakantiedata en specifieke behoeften van het gezin te bespreken.  

Vóór vertrek bellen wij u andermaal op om samen de laatste details door te nemen en om eventuele vragen te beantwoorden die u nog zou hebben. Tot slot, enkele dagen na de thuiskomst van uw gezinsvakantie bellen we u op om te vernemen of alles naar wens is verlopen en of iedereen heeft genoten van het verblijf.

Uw bankgegevens

Wanneer de gezinsvakantie wordt toegekend, hebben we uw bankgegevens nodig om, enkele dagen voor vertrek, het zakgeld te kunnen overschrijven op uw zichtrekening en om eventuele onkosten te kunnen terugbetalen. 

2. DELEN VAN PERSOONLIJKE INFORMATIE

We moeten een deel van uw persoonlijke gegevens meedelen aan onze vakantiepartners binnen het kader van de organisatie van uw vakantie. Deze partners ontvangen enkel de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht die wij aan hen toevertrouwen (bijvoorbeeld: reservering van het verblijf, taxivervoer, verhuur van medische apparatuur, vlieg- of treintickets). Voor meer informatie over het privacy beleid van onze vakantiepartners, gelieve hun privacy voorwaarden te raadplegen.

Uw persoonlijke gegevens worden bewaard in ons databestand en worden uitsluitend verwerkt door de persoon die verantwoordelijk is voor de administratie en de afhandeling van de familiedossiers. Bij afwezigheid van deze persoon, en ook op elk ander moment, is de Manager van Beyond the Moon bevoegd om deze gegevens te raadplegen en te verwerken.

3. BEWAREN VAN PERSOONLIJKE INFORMATIE

Uw persoonlijke gegevens worden bewaard voor zolang dat wettelijk nodig is en, in alle gevallen, vanaf de ontvangst van uw aanvraagformulier tot na uw thuiskomst van de vakantie en de ontvangst van uw feedback (foto’s en evaluatieformulier). Wij bewaren uw familie- en contactgegevens voor statistische doeleinden en voor toekomstige evenementen. Beyond the Moon, en soms ook een aantal van haar sponsors, organiseert familie evenementen waaraan onze gezinnen kunnen deelnemen. Enerzijds, worden de contactgegevens dus gebruikt om families, die van een Beyond the Moon vakantie hebben genoten, of zullen genieten, voor die evenementen uit te nodigen. In het evaluatieformulier (zie vraag 19) geeft u ons hiervoor al dan niet uw toestemming. Anderzijds, wordt er van Beyond the Moon, als goede doel, vereist dat er een minimum aan gegevens van gezinnen wordt bewaard, aan wie wij een familievakantie hebben geboden.

4. EVALUATIEFORMULIER

Uw mening kan andere gezinnen helpen. Door uw ervaringen te delen a.h.v. het evaluatieformulier, dat wij u vriendelijk verzoeken in te vullen na uw gezinsvakantie, bezorgt u ons een evaluatie over het vakantiepark waar u heeft verbleven en over de dienstverlening van deze vakantiepartner. We beoordelen uw antwoorden om ons vakantieaanbod voor toekomstige gezinnen te evalueren en te verbeteren, waar nodig. Ingeval van een klacht of een probleem nemen we met u contact op om u aanvullende vragen te stellen en om u te bedanken voor uw feedback. Wanneer u ons een probleem heeft gemeld, kunnen we tevens oordelen om uw antwoord aan de betrokken vakantiepartner te communiceren, om een soortgelijk probleem in de toekomst te voorkomen.

Tot slot, het is enkel dankzij de financiële steun van onze sponsors dat wij in staat zijn om gezinnen met een ernstig ziek kind een vakantie te bieden. Het spreekt voor zich dat zij graag weten wat er met hun fondsen werd gerealiseerd. Om de financiële steun van uw sponsor meer tastbaar te maken, en pas nadat we uw toestemming hebben gekregen (zie vraag 16 in het evaluatieformulier), bezorgen wij aan uw sponsor - voor zijn eigen inzage en/of intern gebruik - enkele vakantiefoto’s en het evaluatieformulier, die u ons uit vrije wil en vrijwillig heeft toegestuurd.

5. PUBLICATIE FAMILIEGETUIGENIS

Beyond the Moon wordt door haar sponsors af en toe gevraagd voor een interview over onze vzw in een tijdschrift, een personeelsblad of MVO-rapport. Soms gaat dit gepaard met een getuigenis van een familie, die heeft genoten van een kosteloze Beyond the Moon vakantie. Mocht dit het geval zijn namens uw sponsor, en indien u op het evaluatieformulier (zie vraag 17) heeft aanvaard om deel te nemen aan een dergelijk interview - door het vakje ‘ja’ aan te vinken - dan zal Beyond the Moon, namens u, aan de sponsor de goedkeuring geven om uw getuigenis te gebruiken d.m.v. een quote uit uw dankbrief en/of uit het ingevulde evaluatieformulier samen met enkele foto's. De lay-out van de tekst en foto's wordt vóór publicatie nagekeken, indien nodig gewijzigd, en goedgekeurd door Beyond the Moon. U ontvangt tevens een exemplaar van deze publicatie.

Om de steun van onze sponsors tastbaar te maken en om aan het grote publiek te laten weten wat Beyond the Moon met de verworven fondsen doet, worden er op onze website, op onze Facebook pagina, op andere sociale mediakanalen (LinkedIn, Twitter), in ons drukwerk en in ons jaaroverzicht o.a. citaten, met of zonder foto, gepubliceerd uit de getuigenissen van families, die hiervoor hun toestemming hebben gegeven aan de hand van hun antwoord bij vraag 20 in het evaluatieformulier.

In het algemeen bestaan de persoonsgegevens die aan het grote publiek worden bekend gemaakt uitsluitend uit: de eerste letter van uw familienaam, uw woonplaats en de voornaam van het kind, indien u deze had vermeld in uw feedback (nota: op onze Facebook wordt de naam van uw zieke kind niet vermeld, maar vervangen door ‘onze zoon’ of ‘onze dochter’), alsook de naam van het vakantiepark. Beyond the Moon communiceert niet over de ziekte.

6. CONTACTGEGEVENSIndien u vragen heeft omtrent bijkomende toelichting van ons privacybeleid voor families, gelieve ons te contacteren.

Adres maatschappelijke zetel: 
Beyond the Moon vzw
Zandstraat 27K
B-2223 Schriek
Tel: +32 (0)15 23 36 82
E-mail: website @ beyondthemoon.org
Nationaal Nummer: BE 0873.856.370
 

Alle e-mailberichten die naar en van Beyond the Moon worden verzonden, kunnen worden gecontroleerd om de naleving van het interne privacybeleid te waarborgen en onze vzw te beschermen. Meer info via onzee disclaimer.