En utilisant notre site web et en contactant Beyond the Moon, vous acceptez la politique de confidentialité de Beyond the Moon, ainsi que les informations spécifiques sur notre politique de confidentialité qui s'applique aux familles avec un enfant gravement malade qui font une demande de vacances en famille tous frais payés offertes par Beyond the Moon.

1. Traitement des données personnellesPour pouvoir examiner votre formulaire de demande d’une famille pour des vacances Beyond the Moon, pour réserver un séjour et ensuite procéder à tous les arrangements nécessaires pour ces vacances en famille, lorsque celles-ci sont octroyées, Beyond the Moon a besoin de certaines de vos données personnelles. Nous traitons aussi des données à caractère personnel dans d'autres cas précis, tels que les demandes d'informations, les inscriptions à la newsletter et aux évènements, les commandes de matériel promotionnel et les visites de notre site web.
Pour l'organisation de vacances en famille, Beyond the Moon est en contact avec des partenaires de vacances qui reçoivent certaines données personnelles et les traitent en notre nom. Par exemple, pour réserver des billets d'avion ou des tickets de train, pour réserver les transferts en taxi, pour effectuer la réservation du séjour ou du matériel médical, certaines de vos données personnelles doivent être partagées avec les partenaires de vacances concernés. En conformité avec la loi, Beyond the Moon demande votre consentement écrit pour pouvoir collecter, traiter et transmettre vos données personnelles à nos partenaires de vacances.

De quelles informations avons-nous besoin ?

Le formulaire de demande d’une famille que nous vous demandons de compléter (version papier ou numérique) comprend toutes les données personnelles dont nous avons besoin pour déterminer si votre famille est éligible et nous assurer que nous pouvons pourvoir à tous les besoins nécessaires de l’enfant malade et de la famille, et ensuite pour organiser ces vacances en famille si celles-ci sont accordées.
 

Système de réservations de nos partenaires de vacances et registre de nuit du village de vacances

Les données personnelles de tous les membres de votre famille, et d'un éventuel compagnon de voyage, sont traitées dans le système de réservations des partenaires de vacances concernés.  

Afin d'effectuer la réservation au village de vacances où vous séjournerez, le village a besoin du nom de famille, du prénom, du sexe et de la date de naissance de tous les membres de la famille, et de l' éventuel compagnon de voyage, pour pouvoir confirmer cette réservation et pour communiquer avec vous durant votre séjour, si besoin. Le village de vacances doit être en possession de ces données pour toutes les personnes qui séjournent sur place dans leur système de réservations et pour leur registre de nuit. Beyond the Moon complète le formulaire du registre de nuit pour vous par voie numérique et ces données sont traitées par la commune où se trouve le village de vacances. Ceci pourrait être nécessaire, entre autres, en cas de calamités, c.-à-d. une catastrophe (naturelle), un incendie ou un événement imprévu pouvant causer de graves dommages.
Nous devons également connaître la date de naissance de tous les compagnons de voyage pour les raisons suivantes : la taxe de séjour sur le lieu de vacances dépend de l'âge des personnes qui séjournent sur place et les prix des billets d'avion et des tickets de train varient également en fonction de l'âge des passagers. Et, si l'enfant malade fête son anniversaire pendant le séjour, il arrive que nous lui concoctions une petite surprise.

Pour plus d'informations sur la politique de confidentialité de nos partenaires de vacances, veuillez consulter leur charte sur la protection de la vie privée. 

Données médicales de l'enfant malade

Pour pouvoir examiner votre formulaire de demande et prendre une décision éclairée concernant l'octroi des vacances en famille tous frais payés de Beyond the Moon, nous devons obtenir des informations médicales sur l'état de santé de l'enfant malade et sur ses besoins médicaux spécifiques. Ces données médicales nous permettent d'évaluer si l'enfant malade et sa famille satisfont à nos critères de sélection et d'examiner méticuleusement, avec l'aide des professionnels de la santé, si un séjour peut être organisé en fonction des contraintes médicales spécifiques ou d'autres besoins spéciaux. L’organisation de vacances sur mesure n'est possible que si nous examinons scrupuleusement les informations confidentielles en notre possession et si nous sommes en mesure de satisfaire aux besoins spécifiques de l'enfant malade et de sa famille. Nous estimons qu'il est très important et crucial d'examiner minutieusement chaque demande, afin de prévenir et d'éviter des désillusions et les risques. Les données médicales en notre possession, obtenues avec le consentement préalable des parents, du parent (famille monoparentale), du tuteur ou du jeune âgé de plus de 16 ans (accordé via le formulaire de demande), sont uniquement traitées par Beyond the Moon pour organiser les vacances en famille le mieux possible et répondre de façon adéquate aux besoins médicaux et autres besoins de la famille et, en particulier, ceux de l’enfant malade.

Votre adresse complète et votre adresse e-mail

Vous recevez la plupart des informations concernant vos vacances en famille par e-mail. Mais un courrier complet avec vos documents de voyage et toutes les informations pratiques concernant vos vacances est aussi envoyé par courrier postal à votre domicile quelques jours avant le départ.
À défaut d'adresse e-mail, les échanges de courrier se font exclusivement par courrier postal envoyé à votre domicile.

Votre numéro de téléphone

Quand Beyond the Moon reçoit votre formulaire de demande, nous vous contactons par téléphone pour parfois obtenir plus de détails, vous expliquer en quoi consistent nos formules de vacances et, lorsque les vacances sont octroyées, pour discuter des dates 

de voyage possibles et des besoins spécifiques de votre famille.
Avant le départ, nous vous téléphonons pour vérifier tous les derniers détails avec vous et répondre aux questions éventuelles que vous pourriez encore avoir. Enfin, quelques jours après le retour de vos vacances en famille, nous vous téléphonons pour savoir si tout s'est bien déroulé et si votre séjour vous a plu.

Vos coordonnées bancaires

Quand les vacances en famille sont octroyées, nous devons connaître vos données bancaires pour pouvoir vous verser l'argent de poche sur votre compte courant, quelques jours avant le départ, et pour vous rembourser les éventuels frais engagés.

2. Partage des données PERSONNELLES

Nous sommes tenus de communiquer certaines de vos données personnelles à nos partenaires de vacances dans le cadre de l'organisation de vos vacances. Ces partenaires ne reçoivent que les données nécessaires à l'exécution de la mission que nous leur confions (par exemple: réservation du séjour, transfert en taxi, location de matériel médical, billets d'avion ou tickets de train). Pour plus d'informations sur la politique de confidentialité de nos partenaires de vacances, veuillez consulter leur charte sur la protection de la vie privée.
Vos données personnelles sont conservées dans notre base de données et elles sont exclusivement traitées par la personne responsable de l'administration et du traitement des dossiers des familles. En l'absence de cette personne, et aussi à tout autre moment, le Manager de Beyond the Moon est autorisé à consulter et à traiter ces données. 

3. Conservation des données PERSONNELLES

Vos données personnelles sont conservées aussi longtemps qu'il est légalement nécessaire et, dans tous les cas, depuis la réception de votre formulaire de demande jusqu'après votre retour de vacances et la réception de votre rétroaction (photos et formulaire d'évaluation).  Nous conservons vos données familiales et de contact à des fins statistiques et en vue d'évènements futurs. Beyond the Moon, et parfois aussi certains de ses sponsors, organise des évènements familiaux auxquels nos familles peuvent participer. D’une part, les données de contact servent à inviter les familles ayant bénéficié, ou qui bénéficieront prochainement, de vacances Beyond the Moon à ces évènements. Dans le formulaire d'évaluation (voir question 19), vous êtes libres de nous donner, ou de ne pas nous donner, votre consentement. 
D'autre part, en tant qu'association caritative, Beyond the Moon est tenue de conserver un minimum de données des familles à qui nous offrons des vacances en famille.

4. Formulaire d'évaluation

Votre avis peut aider d'autres familles. En partageant vos expériences via le formulaire d'évaluation que nous vous demandons de bien vouloir compléter après vos vacances en famille, vous nous donnez une évaluation du village de vacances où vous avez séjourné et du service fourni par ce  partenaire de vacances. Nous examinons vos réponses pour évaluer et améliorer nos formules de vacances pour les futures familles, si nécessaire. En cas de plainte ou de problème, nous vous contactons pour vous poser des questions supplémentaires et pour vous remercier de vos commentaires. Lorsqu'un problème est rapporté, nous pouvons être amenés à communiquer votre réponse au partenaire de vacances concerné pour éviter un problème similaire à l'avenir.

Enfin, c'est grâce au soutien financier de nos sponsors que nous sommes en mesure d'offrir des vacances aux familles avec un enfant gravement malade. Il va sans dire 

qu’ils souhaitent savoir ce qui est réalisé avec leurs fonds. Afin de rendre le soutien de votre sponsor plus tangible, et uniquement après avoir obtenu votre consentement (voir question 16 dans le formulaire d’évaluation), nous partageons avec votre sponsor - pour sa lecture personnelle et/ou un usage interne - quelques photos de vos vacances et le formulaire d'évaluation complété que vous nous aurez librement et volontairement envoyés. 

5. Publication témoignage de Familles 

Beyond the Moon est quelquefois sollicitée par ses sponsors pour publier une interview sur notre association dans un magazine ou leur journal du personnel ou d’entreprise. C’est parfois avec un témoignage d’une famille qui a bénéficié de vacances Beyond the Moon gratuites. Si tel est le cas avec votre sponsor, et que dans le formulaire d'évaluation vous avez accepté de collaborer à une telle interview - en cochant la case « oui » à la question 17 – alors, en votre nom, Beyond the Moon donnera l’autorisation au sponsor d'utiliser votre témoignage en publiant un extrait de votre lettre de remerciements et/ou du formulaire d’évaluation avec quelques photos. La mise en page du texte et des photos est revue, modifiée si nécessaire, et approuvée par Beyond the Moon avant publication. Vous recevrez également une copie de cette publication.

Pour rendre le soutien de nos sponsors tangible et pour communiquer au grand public ce que Beyond the Moon réalise avec les fonds récoltés, un extrait du témoignage des familles - qui nous ont donné leur consentement par leur réponse à la question 20 du formulaire d'évaluation - est publié avec ou sans photo sur notre site web, sur notre page Facebook ou sur les autres réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter) dans notre matériel promotionnel et dans notre bulletin d'infos annuel.

En règle générale, les données personnelles communiquées vers le grand public sont exclusivement: la première lettre de votre nom de famille, le lieu de votre domicile, le prénom de votre enfant si vous l'indiquez dans votre récit de vacances (note: le prénom de l’enfant malade n'est pas mentionné sur Facebook, mais il est remplacé par « notre fils » ou « notre fille ») et le nom de votre village de vacances. Beyond the Moon ne mentionne aucune information sur la maladie.

6. NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions au sujet de ces informations spécifiques sur la politique de confidentialité pour les familles, veuillez nous contacter.

Adresse du siège social: 

Beyond the Moon asbl

Zandstraat 27K

B-2223 Schriek

Tél: +32 (0)15 23 36 82

E-mail: website@beyondthemoon.org

Numéro National: BE 0873.856.370

Tous les e-mails envoyés à et par Beyond the Moon peuvent être vérifiés pour s'assurer de leur conformité avec notre politique de confidentialité interne et pour protéger notre association sans but lucratif. Pour plus d'informations, consultez notre disclaimer.

7. Modifications

Beyond the Moon se réserve le droit d'apporter des modifications à ces informations spécifiques sur la politique de confidentialité pour les familles. Par conséquent, consultez régulièrement notre politique de confidentialité pour une mise à jour.

Dernière mise à jour: février 2018